Завершилось внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum в компании «Тойота Мотор». По итогам проекта в системе работают 300 сотрудников компании, руководство для решения своих задач активно использует iPad, сообщили CNews в компании Directum.

«Тойота Мотор» — национальная компания по продажам и маркетингу Toyota и Lexus в России...

Завершилось внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum в компании «Тойота Мотор». По итогам проекта в системе работают 300 сотрудников компании, руководство для решения своих задач активно использует iPad, сообщили CNews в компании Directum.

«Тойота Мотор» — национальная компания по продажам и маркетингу Toyota и Lexus в России. Для оптимизации взаимодействия между сотрудниками руководство «Тойота Мотор» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. В качестве поставщика решения был выбран разработчик системы Directum. Проект в компании «Тойота» в России был внедрен командой специалистов Directum-M.

Исследование и проектирование системы для «Тойота» началось в июне 2012 г. Внедрение СЭД должно было позволить полностью перевести работу с документами в электронный вид, автоматизировать рабочие процессы, а также реализовать для руководителей возможность согласовывать документы из любой точки мира с мобильных устройств.

В ходе проекта были решены задачи по автоматизации таких процессов, как работа с договорами, согласование и утверждение внутренних проектов, работа с заявками на оплату, запросы на выбор поставщика, согласование и утверждение командировок, согласование отчетов по расходам.

По отзыву заказчика, после внедрения системы электронного документооборота повысилась оперативность принятия решений. Благодаря возможности работать в системе дистанционно с использованием планшетов iPad руководство компании может рассматривать и согласовывать документы, находясь на встречах, в рабочих поездках и командировках по России и за рубежом.

Был также полностью автоматизирован процесс замещения отсутствующих сотрудников компании. В случае если сотрудник заболевает, уходит в отпуск или увольняется, система автоматически назначает замещающего специалиста на основе утвержденных в компании политик, рассказали в Directum.

«Спустя полгода после внедрения системы электронного документооборота мы положительно оцениваем результаты проекта. За счет автоматической системы замещения, удаленного доступа к системе и моментальной доставки заявок, запросов и приложений существенно сократилось время согласования документов. Также исключены ошибки в маршрутизации и случаи потери документов. Загрузка специалистов, отвечающих за документооборот, стала намного прозрачнее для руководителей. Кроме того, адаптация к новым процессам в нашей компании прошла довольно быстро. На данный момент количество обращений по системе электронного документооборота — менее 10 в месяц», — прокомментировал итоги внедрения системы Directum руководитель ИТ-проекта компании «Тойота Мотор» Станислав Несин.

В дальнейшем планируется развивать функционал системы в соответствии со спецификой деятельности компании «Тойота Мотор». Эти работы, как ожидается, позволят оптимизировать процессы согласования документов и сделать использование электронного документооборота удобным для всех сотрудников компании.